4 yếu tố của một quy trình bôi trơn hiệu quả hầu hết các nhà máy tôi đã đến thăm trong vài tháng gần đây đều có một lực lượng lao động già, có kỹ năng rất tốt trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ. Nhiều nhân viên trong số này mong muốn được nghỉ hưu trong vòng vài năm tới. Điều đó tự nó không phải là một vấn đề.
Vấn đề là hầu hết dữ liệu mà những nhân viên này thu thập được trong nhiều năm chỉ nằm trong đầu họ chứ không phải trên giấy hay trong máy tính. Điều này có nghĩa là khi họ bước ra khỏi cửa lần cuối cùng, thông tin sẽ bị mất cho đến khi công ty đầu tư vào việc tìm hiểu lại (thường ở mức giá rất cao).
Một cách để khắc phục tình trạng này là bắt đầu phát triển các quy trình bằng văn bản hiệu quả. Quy trình bôi trơn hiệu quả là gì? Đây là hướng dẫn từng bước hướng người dùng thông qua một nhiệm vụ bôi trơn cụ thể.
Tất nhiên, có nhiều loại nhiệm vụ, bao gồm bôi trơn ổ trục bằng tay, làm đầy hộp số, kiểm tra hộp số, lọc vòng tua, thu thập mẫu, v.v. Mỗi nhiệm vụ này sẽ có một số mức độ độc đáo cũng như trùng lặp nhiều với các nhiệm vụ khác. nhiệm vụ bôi trơn tương tự.
Khi chuẩn bị quy trình bôi trơn, hãy xem xét những điều sau:
- Chiến lược – Quy trình hỗ trợ chiến lược bảo trì rộng hơn như thế nào?
- Mục đích – Điều gì cần được hoàn thành?
- Quy trình – Nhiệm vụ được hoàn thành như thế nào, bao gồm nhiều chi tiết quyết định sự an toàn, hiệu quả và hiệu lực?
Mặc dù không có cách tiếp cận duy nhất để xác định các nhiệm vụ riêng lẻ cho một thủ tục, nhưng các chi tiết cụ thể nhất định phải được kết hợp để loại bỏ sự mơ hồ và đảm bảo sự tuân thủ. Mục đích tối thiểu phải bao gồm tên của hạng mục cần giải quyết, mục tiêu của công việc, nhận dạng của cá nhân để thực hiện nhiệm vụ, các điều kiện hoạt động và an toàn, và lượng thời gian được phân bổ cho nhiệm vụ.
Các chi tiết phải xác định những gì sẽ được thực hiện, nó phải được thực hiện ở đâu, ai sẽ thực hiện công việc, các công cụ và vật liệu cần thiết, và các vấn đề đặc biệt xung quanh công việc (an toàn, vận hành, v.v.).
Trong quá trình thiết lập và viết các thủ tục, hãy mong đợi tìm thấy những điểm tương đồng chính giữa các thành phần giống nhau được nhóm theo chiến lược bảo trì. Mẫu có thể được tạo với một lượng đáng kể thông tin hoặc cấu trúc chung chung để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình mà không làm loãng kết quả.
Phạm vi công việc
Các thủ tục xác định rõ phạm vi công việc mà một cá nhân dự kiến sẽ thực hiện. Họ đảm bảo công việc được thực hiện theo cách quản lý hoặc kỹ thuật yêu cầu. Nếu ban quản lý muốn 12 lần bơm mỡ vào ổ trục, cho phép 15 giây trôi qua giữa các lần bắn, mong muốn này có thể được ghi lại rõ ràng trong quy trình.
Tính nhất quán
Trong trường hợp không có thủ tục, năm kỹ thuật viên có thể thực hiện cùng một nhiệm vụ theo năm cách khác nhau. Không cần thủ tục, mỗi cá nhân có quyền tự do “cá nhân hóa” nhiệm vụ trong tầm tay. Sự không nhất quán này tạo ra kết quả không mong muốn. Các quy trình được lập thành văn bản mang lại sự thống nhất cho nhiệm vụ bôi trơn trong khi giữ cho mọi người trên cùng một trang.
4 yếu tố của một quy trình bôi trơn hiệu quả
- Nhấn mạnh Phương pháp Tốt nhất – Các thủ tục cho phép kết hợp các phương pháp hay nhất. Tuy nhiên, điều này không phải là tự động. Một nỗ lực phối hợp phải được thực hiện để xây dựng phương pháp tốt nhất cho quy trình. Tiếp cận kinh nghiệm và kiến thức của nhóm bảo trì của riêng bạn, đồng thời hỗ trợ từ bên ngoài theo yêu cầu để đảm bảo rằng các quy trình của bạn được cập nhật và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.
- Giao tiếp rõ ràng – Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu khi tạo các thủ tục. Ngoài ra, hãy sử dụng ảnh kỹ thuật số để giảm sự phụ thuộc của quy trình vào lời nói. Đối với các nhiệm vụ phức tạp, video kỹ thuật số là một cách tuyệt vời để truyền đạt các nhiệm vụ khó diễn tả bằng lời. Xem xét các quy trình bao gồm nhìn từ trên xuống của nhà máy cùng với các điểm mốc dễ phát hiện để tiết lộ vị trí của máy. Tiếp cận đúng máy là bước đầu tiên. Bạn cũng nên sử dụng các bản phác thảo hoặc ảnh để xác định vị trí của điểm bôi trơn. Các điểm bôi trơn đôi khi bị bỏ sót vì kỹ thuật viên không biết vị trí của chúng. Chỉ định các công cụ và vật liệu cần thiết để hoàn thành công việc để cải thiện việc lập kế hoạch làm việc và lắp ráp một bộ công cụ.
- Điện tử – Nhận các quy trình bôi trơn của bạn dưới dạng điện tử, tốt nhất là trên mạng nội bộ toàn công ty của bạn hoặc trên tài khoản Internet cho những người chuyển sang hỗ trợ ứng dụng dựa trên Web. Khi các thủ tục ở dạng điện tử, chúng có thể được cập nhật trên toàn cầu, đính kèm với lệnh công việc và được liên kết với các máy tương tự trong hệ thống quản lý bảo trì máy tính (CMMS) của bạn. Hình ảnh kỹ thuật số và hình ảnh video cũng có thể dễ dàng được đính kèm vào tài liệu. Việc ghi chép các thủ tục của bạn bằng phương pháp điện tử hiệu quả hơn so với phương pháp đóng gáy ba vòng và giấy cũ.
- Cải tiến liên tục – Có một nhược điểm đối với các thủ tục. Nếu không có sự quản lý, họ có thể neo tổ chức vào quá khứ, ngăn cản việc đưa công nghệ mới và các phương pháp hay nhất vào. Đảm bảo chương trình của bạn bao gồm quá trình đánh giá và cải tiến định kỳ để cập nhật và nâng cấp các quy trình bôi trơn. Giữ các thủ tục của bạn ở dạng điện tử giúp đơn giản hóa việc cải tiến liên tục vì các bản cập nhật không yêu cầu các hoạt động tẻ nhạt để thay thế các trang trong sổ tay bôi trơn của bạn. Các thay đổi có thể được ghi lại và thông báo trong một bản ghi nhớ, trong khi cập nhật quy trình chỉ cần chạm vào một nút.
Thực hành tốt nhất
Một quy trình tạo ra khuôn khổ để tiêu chuẩn hóa các phương pháp hay nhất. Nó đóng vai trò như vật chứa đựng kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn của nhân viên, nhà tư vấn bên ngoài, nhà cung cấp và những người khác vào một tài liệu duy nhất. Quá trình hội tụ này cũng cho phép nhóm điều chỉnh thủ tục phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Chỉ đủ “phương pháp hay nhất” cho một máy có thể quá nhiều so với máy khác, tùy thuộc vào tầm quan trọng tương đối của hai máy đối với hoạt động của nhà máy, ngay cả khi hai máy giống hệt nhau về thiết kế.
Đào tạo
Có thể cho rằng, vai trò quan trọng nhất của quy trình bôi trơn là chúng tạo cơ sở cho việc đào tạo các kỹ thuật bôi trơn. Đào tạo cơ bản về bôi trơn, chất bôi trơn, phân tích dầu, v.v., được thiết kế để cung cấp nền tảng cho phép cá nhân suy nghĩ như một công nghệ bôi trơn.
Chứng nhận là một phần quan trọng khác của quá trình đào tạo vì nó xác nhận rằng cá nhân sở hữu các kỹ năng để thực hiện các chức năng công việc. Đây được gọi là đào tạo công nghệ. Mặc dù điều quan trọng là việc đào tạo công nghệ không thể truyền đạt các hướng dẫn dựa trên nhiệm vụ cụ thể để hoàn thành một trình tự công việc liên quan đến bôi trơn.
Một tập hợp các quy trình đóng vai trò như một chương trình giảng dạy tự nhiên cho việc đào tạo dựa trên nhiệm vụ. Nó cũng là cơ sở để đánh giá khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao của một cá nhân. Kết hợp đào tạo công nghệ cơ bản và chứng nhận của bên thứ ba với đào tạo cấp độ nhiệm vụ và xác minh kỹ năng tạo ra một sự kết hợp mạnh mẽ và một nhân viên có giá trị.
Thêm giá trị
Bản chất lâu dài của quá trình bôi trơn mang lại cả thách thức và phần thưởng. Những lợi ích và hạn chế là tích lũy. Bằng cách tinh chỉnh chiến lược của bạn, làm việc thông qua các chi tiết và đưa ra các quy trình có giá trị cao, bạn có thể thêm giá trị lâu dài. Mỗi đô la tiết kiệm được thông qua một cải tiến bôi trơn mới được tiết kiệm nhiều lần. Đây được gọi là niên kim. Nó làm cho mỗi đô la tiết kiệm có giá trị hơn nhiều so với mệnh giá của đồng đô la ban đầu được tiết kiệm.
Quy trình này vừa có trật tự vừa có định hướng chi tiết. Hãy xem xét hoàn cảnh hoạt động và sau đó xác định đúng sản phẩm, đúng nơi, đúng số lượng và đúng thời điểm, sau đó áp dụng các phương pháp này với thái độ đúng đắn.
Để đạt được và duy trì vị thế cạnh tranh trong một thế giới siêu cạnh tranh, một công ty phải làm việc như một nhóm để xây dựng giá trị trong từng phân đoạn của quy trình. Việc phát triển các tiêu chuẩn và thông lệ bôi trơn đẳng cấp thế giới đã quá hạn trong nhiều tổ chức và sẽ sớm trở thành nhu cầu tuyệt đối nếu những kinh nghiệm gần đây của tôi là thước đo cho những thay đổi sẽ sớm ảnh hưởng đến tất cả chúng ta. Thực hiện bước tiếp theo
